Política de Privacidad APP TimeControl

En TimeControl nos comprometemos a proteger la privacidad de los usuarios de nuestra aplicación de fichaje, control y registro de jornada (en adelante, la «App»). Esta Política de Privacidad describe cómo recopilamos, usamos y protegemos los datos personales en el contexto de la App, de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y demás normativa aplicable. Última actualización: Septiembre 2025.

1. Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento

Responsable del Tratamiento de Datos de Empleados (Cliente): La empresa cliente que contrata el servicio TimeControl para gestionar la jornada de sus trabajadores actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales de sus empleados. Es decir, su empleador (la empresa para la que usted trabaja) determina los fines y medios del tratamiento de sus datos en la App.

Encargado del Tratamiento: Soluciones Tecnológicas Sevitec S.L., CIF B90331836, con domicilio en Calle Congreso, 11, 41927 Mairena del Aljarafe (Sevilla), actúa como Encargado del Tratamiento de los datos personales en nombre de la empresa cliente. Sevitec únicamente tratará los datos de los empleados siguiendo las instrucciones de la empresa y lo establecido en el contrato de prestación de servicios y en esta política. Para cualquier cuestión relativa a protección de datos, puede contactar con nosotros en info@ibintel.es.

Nota: Si usted es un empleado usuario de la App, tenga en cuenta que su empleador es el principal Responsable de sus datos. Sevitec trata esos datos por cuenta de su empleador, con la finalidad de prestar el servicio de registro horario.

2. Datos Personales que Recopilamos

La App recopila únicamente los datos personales mínimos necesarios para cumplir con las finalidades de control horario y gestión laboral. Los tipos de datos que podrían ser recopilados incluyen:

• Datos identificativos del empleado: nombre, apellidos, correo electrónico corporativo y/u otros identificadores proporcionados por su empresa. Opcionalmente, el número de DNI u otro identificador laboral si la empresa así lo configura (este dato podría excluirse según la configuración elegida por el cliente).
• Datos de geolocalización (opcional): únicamente en caso de activación de esta funcionalidad. Si la empresa habilita el fichaje con ubicación y el trabajador otorga los permisos correspondientes, la App podrá recopilar la localización geográfica en el momento del fichaje (entrada o salida). Esta geolocalización es opcional y requiere consentimiento del usuario en la App; no se recopilará ubicación de forma continua ni fuera del momento de fichar.
• Geolocalización puntual del fichaje (cuando esté activada): En caso de que la empresa decida utilizar la función de ubicación y el empleado la acepte, la localización recopilada en el momento de fichar se utiliza exclusivamente para verificar el lugar de la prestación laboral en ese instante. Esta información ayuda, por ejemplo, a confirmar que el fichaje se realiza en el centro de trabajo o ubicación autorizada, evitando fraudes o fichajes remotos no autorizados. La geolocalización no se usa con otros fines ni se realiza un seguimiento continuo del empleado.
• Chatbot: Los empleados tienen la opción de realizar el fichaje también a través de una conversación por la aplicación de mensajería instantánea “Whatsapp” con un chatbot. Para ello será necesario utilizar el número de teléfono que proporcione el trabajador.

3. Finalidad del Tratamiento de Datos

Los datos personales recogidos serán tratados exclusivamente con las siguientes finalidades específicas:

• Registro y control de la jornada laboral: Gestionar electrónicamente el fichaje diario de los empleados, registrar horas de entrada y salida, calcular la duración de la jornada y generar informes de horas trabajadas. Esto permite a la empresa cumplir con la normativa vigente de control horario (por ejemplo, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores en España, que obliga al registro diario de la jornada).
• Cumplimiento de obligaciones legales laborales: Conservar los registros de jornada durante el tiempo legalmente exigido (mínimo 4 años en España) y facilitar su disponibilidad para el propio trabajador, la empresa y eventualmente para inspecciones de trabajo o requerimientos de las autoridades laborales o judiciales. La App, por diseño, permite que cada trabajador pueda descargar su registro de jornada mensual, garantizando la transparencia y el acceso a sus datos de horas trabajadas, en línea con las exigencias legales.
• Gestión de incidencias y ausencias: Si la App incorpora funcionalidades de recursos humanos adicionales (solicitud de vacaciones, reporte de ausencias, bajas, etc.), los datos correspondientes (p. ej., fechas de vacaciones solicitadas, motivos de ausencia) se tratarán para gestionar dichos procesos entre empleado y empleador de forma ágil.
• Geolocalización puntual del fichaje (cuando esté activada): En caso de que la empresa decida utilizar la función de ubicación y el empleado la acepte, la localización recopilada en el momento de fichar se utiliza exclusivamente para verificar el lugar de la prestación laboral en ese instante. Esta información ayuda, por ejemplo, a confirmar que el fichaje se realiza en el centro de trabajo o ubicación autorizada, evitando fraudes o fichajes remotos no autorizados. La geolocalización no se usa con otros fines ni se realiza un seguimiento continuo del empleado.
• Prestación y mejora del servicio: Utilizar datos técnicos y de uso de la App para asegurar su correcto funcionamiento, mejorar la experiencia de usuario y la calidad del servicio. Por ejemplo, registros de errores o datos de uso anónimos pueden analizarse para detectar fallos, optimizar la App y desarrollar nuevas funcionalidades que faciliten el cumplimiento laboral. Estos análisis serán, siempre que sea posible, con datos agregados o anonimizados que no identifiquen a usuarios específicos.

En ningún caso utilizaremos los datos personales de los empleados para finalidades distintas a las aquí descritas. Soluciones Tecnológicas Sevitec S.L. no empleará la información de los trabajadores con fines comerciales propios (marketing, publicidad, perfiles ajenos al servicio, etc.), ni comunicará dichos datos a terceros para tales fines.

4. Base Legal del Tratamiento (Legitimación)

Tratamos los datos personales con las bases jurídicas que legitiman cada finalidad, de acuerdo con el RGPD y la legislación nacional:

• Ejecución de un contrato (Art. 6.1.b RGPD): La mayor parte de los tratamientos se realizan porque son necesarios para ejecutar el contrato de servicio entre Sevitec y la empresa cliente, o bien el contrato laboral entre el empleado y su empleador. Por ejemplo, el registro de la jornada es una obligación derivada de la relación laboral; la App facilita ese registro como parte del servicio contratado por la empresa.
• Cumplimiento de una obligación legal (Art. 6.1.c RGPD): El empleador tiene la obligación legal de registrar la jornada de sus trabajadores y conservar esos datos (conforme al Estatuto de los Trabajadores y normativa laboral). El tratamiento de los datos de fichaje a través de la App ayuda al cumplimiento de esa obligación legal. En este sentido, la base de legitimación principal para tratar datos de horas trabajadas es el cumplimiento de la normativa laboral vigente por parte del empleador.
• Interés legítimo (Art. 6.1.f RGPD): La empresa (responsable del tratamiento) puede tener un interés legítimo en controlar el cumplimiento horario y gestionar su equipo de forma eficiente y transparente. Asimismo, Sevitec tiene un interés legítimo en tratar ciertos datos técnicos y de uso para el mantenimiento de la plataforma, la seguridad y mejora del servicio, siempre equilibrándolo con la privacidad del usuario. En todos los casos, se han evaluado estos intereses para asegurar que no prevalecen sobre los derechos y libertades fundamentales de los interesados.
• Consentimiento del interesado (Art. 6.1.a RGPD): En los casos en que se recojan datos personales opcionales o no necesarios para las finalidades principales, se solicitará el consentimiento. Concretamente, la funcionalidad de geolocalización del fichaje requiere el consentimiento explícito del empleado mediante la concesión de permisos de localización en su dispositivo. El trabajador puede decidir no autorizar la geolocalización; en tal caso, la App permitirá fichar sin recolectar ubicación. El consentimiento otorgado para la localización podrá ser revocado en cualquier momento desde los ajustes del dispositivo o de la App, sin que ello afecte al resto de funcionalidades de fichaje (salvo que la empresa requiera la ubicación como parte de su política interna; en tal caso el empleado deberá coordinar con su empresa una forma alternativa de registro).

Nota: Cuando Soluciones Tecnológicas Sevitec S.L. actúa como encargado, la legitimación última corresponde al responsable (la empresa). Es responsabilidad de cada empresa cliente asegurarse de que cuenta con una base legal válida para el tratamiento de los datos de sus empleados a través de la App (por ejemplo, obligación legal de registro horario, cumplimiento del contrato laboral, o en su caso, consentimiento del trabajador para funcionalidades opcionales). Sevitec presume que la empresa usuaria del servicio ha informado debidamente a sus empleados y obtenido las autorizaciones necesarias cuando corresponda.

5. Destinatarios de los Datos y Comunicaciones de Datos

Soluciones Tecnológicas Sevitec S.L. tratará los datos de forma confidencial y no cederá ni comunicará datos personales a terceros, salvo en las siguientes situaciones:

• Empresa Cliente (Empleador): Los datos registrados por el empleado en la App (fichajes, horarios, ausencias, etc.) son accesibles a la empresa responsable (su empleador) a través de la plataforma. En esencia, la App actúa como una herramienta para intercambiar información entre el trabajador y su empresa. Por ejemplo, los supervisores o administradores designados por la empresa podrán ver los horarios fichados, generar informes de asistencia y gestionar incidencias.
• Encargados de tratamiento subcontratados (Sub-proveedores): Sevitec puede recurrir a servicios de terceros para el adecuado funcionamiento de la App, siempre bajo acuerdos de confidencialidad y encargo de tratamiento conforme al Art. 28 RGPD. Esto incluye, por ejemplo:
  • Servicios de alojamiento en la nube y bases de datos: Los servidores donde se almacenan los datos pueden ser proporcionados por terceros (proveedores de hosting o infraestructura cloud). Estos proveedores actuarán bajo instrucciones de Sevitec, sin utilizar los datos para fines propios.
  • Servicios de geolocalización: Si se usa la función de mapas o verificación de ubicación (por ejemplo, integración con Google Maps para obtener la posición en el momento del fichaje), se podría comunicar la coordenada geográfica puntual a la API de dicho servicio para convertirla en una dirección o comprobarla. En ese caso, se aplicarán las condiciones de privacidad de dicho proveedor de mapas independiente. Sevitec únicamente enviará los datos imprescindibles (p. ej., coordenadas) y no compartirá información personal identificativa más allá de lo necesario para la funcionalidad.
  • Otros servicios tecnológicos: Por ejemplo, servicios de envío de notificaciones push, servicios de copias de seguridad, analíticas de rendimiento de la App (siempre que sean analíticas internas anonimizadas), etc. Cualquier tercero que pueda tener acceso a datos personales actuará como subencargado del tratamiento, con un contrato que garantice la protección de los datos.
• Cumplimiento legal: En caso de obligación legal, los datos podrían ser comunicados a terceros con autoridad. Por ejemplo, a las autoridades laborales (Inspección de Trabajo) o judiciales que soliciten registros de jornada en el marco de un procedimiento oficial, o a la Agencia Española de Protección de Datos en caso de investigación. Asimismo, la empresa cliente puede verse obligada a entregar los datos a la Inspección de Trabajo o a tribunales ante reclamaciones laborales; en tal caso, Sevitec facilitará esos datos a la empresa o a la autoridad competente según corresponda legalmente.
• Transferencias empresariales: Si en el futuro Sevitec fuera objeto de una fusión, adquisición, o venta de activos que afecte al servicio, los datos personales podrían ser transmitidos al nuevo operador/propietario del servicio. De ocurrir esto, se informará a las empresas clientes para que, de ser necesario, informen a sus empleados, garantizando que el nuevo responsable mantenga niveles equivalentes de protección de datos.

No realizamos ventas ni cesiones de datos personales a terceros para finalidades comerciales o publicitarias. Cualquier comunicación de datos no contemplada en esta Política requerirá el consentimiento previo del titular o una base jurídica válida y se le informará debidamente.

6. Transferencias Internacionales de Datos

En general, tratamos de mantener los datos dentro del Espacio Económico Europeo (EEE). Los servidores principales de la App están ubicados en centros de datos dentro de la UE. No obstante, algunos proveedores tecnológicos subcontratados podrían estar ubicados o acceder a datos desde fuera del EEE (por ejemplo, servicios en la nube globales). En caso de que sea necesario transferir datos personales a países terceros que no cuenten con una decisión de adecuación de la Comisión Europea, Soluciones Tecnológicas Sevitec S.L. garantizará que se implementan las salvaguardias adecuadas, tales como la firma de Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea, normas corporativas vinculantes, certificaciones u otros mecanismos previstos por el RGPD.

Por ejemplo, si utilizamos servicios de proveedores estadounidenses para alojamiento o notificaciones, nos aseguraremos de que estén adscritos a instrumentos legales válidos para transferir datos (como las SCC y, en su caso, verificando compromisos adicionales de seguridad y privacidad).

Puede solicitarnos más información sobre las transferencias internacionales de datos y las garantías aplicadas en cada caso, a través de los datos de contacto proporcionados.

7. Plazo de Conservación

• Fichajes y jornada: mínimo 4 años en España.
• Datos ligados al contrato de servicio: mientras esté vigente; tras la finalización, bloqueo durante un periodo adicional razonable para atender responsabilidades y posterior supresión.
• Geolocalización (si aplica): asociada al registro de jornada y sujeta al mismo plazo, salvo eliminación previa por la empresa.
• Soporte: durante el tiempo necesario para resolver la consulta y mejora del servicio.

Transcurridos los plazos, los datos se suprimirán o anonimizarán de forma segura.

8. Derechos de los Usuarios (Empleados)

Puede ejercer Acceso, Rectificación, Supresión, Oposición, Limitación y Portabilidad. La App ya permite visualizar/descargar registros mensuales; adicionalmente puede solicitar un informe completo.

Al ser su empleador el Responsable, dirija su solicitud a la empresa (RRHH o responsable designado). También puede escribirnos a info@ibintel.es; remitiremos su solicitud a su empresa y colaboraremos para responder en plazo.

Para tramitar derechos, necesitaremos verificar su identidad (nombre, empresa, email/usuario en la App y, si es necesario, documento identificativo). El ejercicio es gratuito salvo solicitudes infundadas o excesivas.

Si considera vulnerados sus derechos, puede reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos.

9. Medidas de Seguridad

• Cifrado en tránsito y almacenamiento: HTTPS/TLS; contraseñas y tokens cifrados o con hash.
• Control de accesos: personal autorizado de Sevitec y perfiles/roles en la empresa cliente.
• Autenticación: credenciales seguras y, potencialmente, MFA.
• Monitoreo y copias de seguridad: detección de anomalías, backups protegidos y protocolos de notificación de brechas.
• Privacy by design/default: minimización de datos; geolocalización opt-in; actualizaciones y pruebas de seguridad.

10. Cambios en la Política de Privacidad

Podremos actualizar esta política para reflejar cambios legislativos o funcionales. Informaremos a las empresas clientes y, en su caso, publicaremos avisos destacados en la App.

11. Contacto

Para consultas o ejercicio de derechos sobre la App TimeControl, contacte con el Encargado:

Soluciones Tecnológicas Sevitec S.L.
CIF: B90331836
Domicilio: Calle Congreso, 11, 41927 Mairena del Aljarafe (Sevilla)
Correo electrónico: info@ibintel.es