Desde 2019, todas las empresas en España deben registrar cada día la hora de entrada y salida de sus trabajadores, y conservar esos registros durante cuatro años. La ley no obliga a usar un formato concreto, así que muchas empresas se preguntan: ¿basta con una hoja de papel o un Excel, o es mejor un sistema digital? Te ayudamos a decidir.
Qué debe garantizar cualquier sistema
Sea cual sea el método, el registro tiene que ser:
- Diario y con la hora concreta de inicio y fin de jornada.
- Fiable: no debería poder modificarse sin dejar rastro.
- Accesible para la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
- Conservado durante 4 años.
Si quieres ver en detalle qué exige la normativa, lo explicamos en nuestra guía de control horario obligatorio.
Registro en papel
Es la opción más barata a primera vista: una hoja que cada empleado firma al entrar y salir.
- A favor: no requiere tecnología ni formación.
- En contra: es fácil rellenarlo a posteriori, las hojas se pierden o se deterioran, sumar horas lleva tiempo y guardar cuatro años de papeles ocupa espacio.
Registro en Excel
Un paso más: una hoja de cálculo donde se anotan los horarios.
- A favor: permite calcular horas y exportar datos.
- En contra: cualquiera puede cambiar una celda sin que quede constancia, depende de que alguien lo rellene a diario y no sirve para equipos que trabajan fuera de la oficina.
Registro digital
Un sistema específico de fichaje, con terminal en la oficina, app móvil o ambas.
- A favor: cada fichaje queda registrado con su hora real, las correcciones dejan rastro, los informes se generan solos y todo se guarda automáticamente.
- En contra: tiene un coste, aunque hoy existen opciones asequibles incluso para pequeñas empresas.
Comparativa rápida
| Criterio | Papel | Excel | Digital |
|---|
| Fiabilidad ante una inspección | Baja | Media-baja | Alta |
| Tiempo de gestión | Alto | Medio | Bajo |
| Equipos fuera de la oficina | No | Difícil | Sí, con app |
| Conservación 4 años | Manual | Manual | Automática |
¿Qué opción elegir?
- Autónomos con algún empleado: una app de fichaje con licencia individual es suficiente y muy económica.
- Pymes con oficina, tienda o taller: una tablet de fichaje en la entrada, como TabControl con 10 licencias, que además funciona sin conexión.
- Empresas con equipos en movilidad: combina la tablet con la app TimeControl y la geolocalización opcional.
Conclusión
El papel y el Excel pueden servir para salir del paso, pero son los sistemas más vulnerables ante una inspección y los que más tiempo consumen. Un registro digital te da tranquilidad legal y te ahorra trabajo cada mes. Si quieres que te ayudemos a elegir, contacta con nosotros. Este artículo es informativo; para tu caso concreto, consulta con tu asesoría laboral.
